O método mais eficiente para aumentar a sua produtividade e rastrear o seu progresso é utilizar uma lista de tarefas. Com ela você tem clareza dos passos que precisa dar, consegue priorizar as tarefas mais importantes e urgentes e ainda ganha não tendo que lembrar o que precisa ser feito. Crie a sua lista de tarefas e nunca mais diga “não sei o que fazer agora”.
No vídeo abaixo estou explicando um pouquinho sobre as listas de tarefas, mas o post está ainda mais completo. Incluindo exemplos, aplicativos e dicas.
Benefícios de ter uma lista de tarefas:
O benefício principal de fazer uma lista de tarefas é, com certeza, o aumento da produtividade. Se você não precisa ficar o tempo todo pensando em qual será o próximo passo, você pode gastar o seu tempo realizando o planejado.
Além disso, podemos dizer que uma lista de tarefas bem feita:
- Dá liberdade para sua mente e ao mesmo tempo te permite ser uma pessoa mais criativa.
- Previne erros e padroniza processos no caso de um check-list.
- Mantem a objetividade e foco naquilo que traz resultado.
- Permite Flexibilidade e Mudanças Controladas
- Previsibilidade – não precisar ficar pensando em qual será o próximo passo.
- Economia – impacta o resultado (R$), tanto pela gestão do tempo, como pela melhor tomada de decisão, em compras, por exemplo.
- Traz satisfação ao marcar “Feito”
Como eu faço as minhas listas de tarefas:
Quem tem um trabalho muito dinâmico como o meu pode se beneficiar muito de uma lista de tarefas. Se você é seu próprio chefe, também! Apesar de ter momentos separados do dia para me dedicar as coisas profissionais, eu não tenho horários fixos para cada categoria de tarefa. Além disso, meu trabalho é mais criativo que operacional. Isso significa que é muito complicado estabelecer um período de tempo específico para cada tarefa. Eu não passo o dia em reuniões, nem tenho muitos compromissos com outras pessoas. Logo, eu preciso me organizar muito bem para conseguir cumprir com minhas metas e objetivos. Como não tenho prazos rígidos, a lista funciona muito bem para mim.
Faço uma lista corrida de todos os itens que preciso cumprir no meu dia, semana ou para determinado projeto. Tenho outra lista das coisas que preciso comprar para o dia-a-dia (mercado, presentes, etc) e aquela lista dos desejos para o futuro. Algumas dessas listas eu olho constantemente, outras, ficam para um momento oportuno.
Dessa forma, as listas de tarefas podem ser:
- Diárias,
- Semanais,
- Por projeto,
- Check-list de um processo,
- Planos para o Futuro
- De compras, de desejos
- Livros, filmes e séries para ler ou ver, entre outros.
Eu costumo ter todas essas, anotadas no ambiente mais adequado para cada uma delas. Tenho preferência para a utilização do planner semanal e faço nele uma lista de tarefas sem data definida, mas que devem ser realizadas naquela semana.
Lista de Tarefas Diária
Além disso, faço uma listinha diária, que vou marcando a medida que cada tarefa é realizada ou migrando caso a tarefa tenha que ficar para um próximo dia. Essa técnica de migração eu aprendi com o Método Bullet Journal.
Também mesclo minha lista diária com o método do kanban, que é uma forma de registrar o progresso das atividades, separando-as em “A Fazer”, “Fazendo” e “Feito”. No caso, eu tenho um quadradinho vazio para todas as tarefas e vou preenchendo a medida que as completo. Veja abaixo os códigos e marcações que utilizo para fazer a minha lista de atividades.
Lista de Tarefas por Projeto:
“Algo grande é feito de um monte de coisinhas“. Por isso, a melhor forma de tratar um projeto é dividi-lo em pequenas tarefas, sequênciais ou não.
Imagine, por exemplo, que você está planejando um evento. Isso foi o meu dia a dia por alguns anos. Cada evento era diferente um do outro, mas a estrutura e as etapas do planejamento eram bem similares. Todos eles começavam com o Briefing.
O Briefing é um documento que serve para guiar a execução de um projeto e detalha as ideias gerais de um projeto, ou seja, o que deve ser alcançado. A partir do briefing podemos separar as tarefas e subtarefas a serem realizadas, definir períodos de realização e responsáveis.
Tenha em mente que ao gerenciar um projeto existem fatores que precisam ser equilibrados. São eles: Tempo, recursos (dinheiro e pessoas) e escopo. Portanto, após detalhar um lista “bem completa” de tarefas, é preciso passar essa lista pela peneira do tempo e dos recursos para selecionar os itens que devem ser priorizados (essenciais) , categorizados como “se der” (opcionais) e ser rejeitados (dispensáveis), seja por não fazerem sentido, ou por falta de recursos ou tempo.
Gestão de Projetos é tema para um livro inteiro, então não irei aprofundar no assunto aqui. O importante é saber dividir o projeto em etapas para que esse fique mais fácil de ser realizado.
Check-list:
Antes de um avião decolar o piloto e a tripulação precisam conferir centenas de itens. As vezes em ordens específicas. O mesmo vale para um médico dar um diagnóstico para um doença: precisa ter esse, aquele e aquele outro sintoma. Se não preenche o Check-list, o avião não sai do solo e o médico não fecha um diagnóstico.
Isso significa que o Check-list é um lista predeterminada de itens que precisam ser verificados, concluídos ou seguidos em um processo específico (por vezes, até em ordem).
Geralmente, é utilizado para garantir que todas as etapas necessárias sejam realizadas de forma completa e correta. O objetivo principal de um check-list é ajudar na organização, na gestão de tarefas e na garantia da qualidade em diversas áreas, como em projetos, em processos industriais, em procedimentos médicos, em viagens, entre outros contextos.
Cada item na lista é marcado conforme é concluído, permitindo um acompanhamento visual do progresso e evitando a omissão de etapas importantes. O uso de check-lists pode aumentar a eficiência, reduzir erros e garantir a consistência ao longo de diferentes atividades e processos.
Qual o melhor lugar para fazer uma lista de tarefas:
O melhor lugar para você criar a sua lista de tarefas é no lugar onde ela vai ser utilizada. Ou seja, onde ela pode ser acionada. Pode ser em um planner físico, um papel pregado na geladeira, um quadro próximo à sua mesa de trabalho, um caderno de anotações, um aplicativo de notas no seu celular ou computador ou algum app específico para listas. Esses existem aos montes, e, sendo bem sincera não importa muito qual você utilize, o importante mesmo é você ter a sua vida (e suas tarefas e objetivos) organizados para você ter clareza nas suas atitudes e trabalhar sempre buscando o melhor resultado.
Vantagens de Lista de Tarefas Física:
Vantagens:
- Não há notificações ou distrações, permitindo uma maior concentração nas tarefas.
- Sensação de realização: Riscar ou marcar uma tarefa concluída em uma lista física pode proporcionar uma sensação tangível de realização, o que pode ser motivador.
- Flexibilidade: Você pode personalizar o formato da lista conforme suas preferências, adicionando cores, símbolos ou outras características que facilitem o acompanhamento das tarefas.
- Memória: Escrever fisicamente as tarefas pode ajudar na memorização das mesmas, pois o ato de escrever pode estimular a memória muscular. também há estudos sobre a vantagens do escrever a mão no aprendizado e na comprometimento com o que foi escrito.
Vantagens de uma lista de Tarefas Digital:
- Flexibilidade de Espaço: você pode modificar, reorganizar ou priorizar as tarefas com facilidade, sem se preocupar com limitações de espaço.
- Sincronização entre Dispositivos: permitindo que você acesse suas tarefas em qualquer lugar e a qualquer momento.
- Notificações e Lembretes: ajudando a garantir que você não perca prazos importantes ou esqueça de tarefas importantes.
- Colaboração e Compartilhamento: Você pode compartilhar facilmente suas listas de tarefas digitais com colegas de trabalho, amigos ou familiares, facilitando a colaboração em projetos compartilhados ou a distribuição de tarefas em equipe.
- Integração com Outras Ferramentas: Muitas listas de tarefas digitais podem ser integradas a outras ferramentas e aplicativos, como calendários, e-mails ou aplicativos de produtividade, proporcionando uma experiência mais integrada e eficiente. O Gmail, por exemplo, possui uma integração com o Tarefas. Veja abaixo.
- Personalização e Automatização: As listas de tarefas digitais geralmente oferecem recursos avançados de personalização e automatização, permitindo que você adapte a lista às suas preferências individuais e crie fluxos de trabalho automatizados para tarefas repetitivas. O que é excelente para check-list, por exemplo.
Para decidir entre uma e outra, é importante considerar as preferências individuais e as necessidades específicas.
Particularmente uso ambas. A lista física quando preciso focar e ter uma dispositivo eletrônico me distrairia e a digital quando já estou na fase de desenvolvimento de um projeto.
Códigos e Marcações para Lista de Tarefas:
Quanto mais simples e visual o sistema, melhor. Por isso, eu costumo usar o seguinte esquema de marcações para minhas listas.
Eu tenho um quadradinho vazio para todas as tarefas e vou preenchendo a medida que as completo. Sendo Vazio para item adicionado, meio preenchido para atividade que está sendo realizada, quadradinho totalmente preenchido para item finalizado, x para item cancelado e > para item migrado ou adiado. Você pode estabelecer o próprio esquema de marcações, com Checks e riscos, por exemplo, se achar mais adequado para você.
Aplicativos para Listas de Tarefas:
Uma busca rápida nos fornece uma infinidade de aplicativos que prometem ajudar no desempenho e na produtividade, seja ajustando sua rotina ou colaborando em um trabalho em equipe. A verdade é que para cada função vai existir um app específico. Aqui vai uma pequena lista dos aplicativos mais usados para você experimentar.
- Trello
- Todoist
- Google Tarefas (integrado com o Gmail)
- Asana (para equipes)
- Notion (meu queridinho para tudo na vida)
- apps de Notas e Lembretes nativos dos celulares
O que fazer primeiro da sua Lista de Tarefas ou Como Priorizar
A regra de priorização é sempre a mesma: Comece pelo urgente e importante, mas tente trabalhar a nível do importante, mas não urgente.
Você se lembrar da matriz urgente-importante?
Se trabalharmos bem a nível do Importante, mas não urgente, podemos evitar que alguma atividade, que tem um prazo definido, por exemplo, se torne urgente. Aliviando assim, um bocado de tensão.
Se passamos a maior parte do nosso tempo no quadrante do Urgente e Importante (e é o que normalmente acontece), estamos constantemente no estado de CRISE! Por outro lado, se nos perdemos realizando atividades que não são urgentes e nem importantes, estamos procrastinando, e esse quadrante também deve ser evitado.
Já o quadrante urgente e não importante é composto por interrupções, coisas que, muito provavelmente, não estavam no seu radar, ou foram demandas que surgiram naquele momento, como um telefonema de um cliente, um colega solicitando ajuda em alguma atividade, etc. Esse quadrante deve ser analisado com cuidado, e talvez, se você estiver gastando muito tempo nesse quadrante, as prioridades devem ser revisadas e é possível que você precise começar a usar a palavra Não com mais frequência.
Assim, na ordem das prioridades estão:
- Urgente e Importante
- Importante, mas não urgente
- Urgente e não importante (Merece Análise)
- Nem importante, nem Urgente (Elimine)
Vale lembrar, que ter momentos de distrações e descanso são essenciais para um corpo e uma mente saudáveis. Por isso, tenha o seus momentos de descanso no quadrante do importante! Principalmente se estiver se sentindo com sobrecarga. Nesses casos há duas opções. Delegar ou Adiar (migrar) e está tudo bem fazer qualquer uma dessas coisas. Estar bem é o mais importante!!
Outro fator interessante de se considerar na hora de definir qual será a sua próxima tarefa é o seu humor e disposição. Tente deixar tarefas que exijam bastante esforço mental e concentração para momentos que você se sente mais disposta para isso. Por outro lado, deixe as tarefas mais operacionais ou rápidas para aqueles momentos que você simplesmente precisa de uma pequena vitória para melhorar o seu dia.
Tarefas fáceis e Rápidas – Faça o quanto antes!
Se a tarefa for algo bem simples e fácil, como marcar uma consulta, escrever um recado para alguém, pagar um boleto pelo aplicativo, recomendo começar com ela para já tirar isso do seu radar.
Cuidado com o Microgerenciamento de tarefas!
As vezes a gente tem a tendência de registrar tudo, detalhar cada passo, marcar hora exata para cada tarefa, mas vai por mim, isso não é sustentável.
Para você criar uma lista de tarefas realizável ela não pode ser gigantesca e super detalhada. Você não precisa anotar, por exemplo, aquelas tarefas que já são habituais na sua vida, como levantar tal hora, escovar dentes, tomar banho, levar o cachorro para passear, abrir seu e-mail, ler por um tempo definido, etc. Você pode sim ter lembretes para itens eventuais, mas não faz sentido você gastar seu tempo pensando e escrevendo essas tarefas. O nome disso é microgerenciamento, e essas pequenas tarefas devem ser realizadas em “modo automático”, devem fazer parte de você e não serem tratadas como “a tarefa”.
Agora é sua vez…
“Se você encontrou este conteúdo útil e informativo, não hesite em deixar um comentário abaixo compartilhando suas experiências com aplicativos de gerenciamento de tarefas ou suas próprias dicas de produtividade. Além disso, se conhece alguém que também pode se beneficiar dessas informações, compartilhe este post com eles. Juntos, podemos ajudar mais pessoas a melhorar sua organização pessoal e aumentar sua produtividade. Vamos criar uma comunidade de colaboração e crescimento!”
No Comments