3 Técnicas Simples para você ser mais produtiva!

Meu objetivo é te ajudar a alcançar os seus objetivos e metas, e assim, ser uma pessoa mais feliz e realizada!

Nesse post, vou lhe a apresentar algumas técnicas simples, que realmente funcionam e que foram a base para uma mudança real em muitas vidas, inclusive na minha.

Antes de irmos para as técnicas, gostaria de definir um princípio: 

“ser produtiva não é fazer muita coisa, e sim, fazer as coisas que realmente importam!”

Com isso em mente, você poderá fazer as melhores escolhas na administração do seu tempo e seus recursos. 

Comece fazendo uma lista (pode ser bem genérica) das coisas que são importantes para você. Por exemplo:

• passar mais tempo com a família,
• ser promovido no trabalho,
• comprar um apartamento,
• fazer exercícios,
• ler mais,
• passar menos tempo conectado.

Note que são “Coisas” bem distintas, e cada uma dessas tem um tempo definido e podem ou não ser subdivididas. Algumas dessas, como fazer exercícios, são tarefas que devem ser realizadas com uma determinada frequência e temos maior chance de cumpri-las quando agendadas. Outras, são objetivos de mais longo prazo, como comprar um apartamento ou ser promovido, que exigem esforços cumulativos, ou seja, a realização de tarefas menores, sem prazo fixos, mas com um esforço maior, para, por exemplo, guardar dinheiro todo mês, ou se empenhar mais em um projeto. 

Método GTD: Getting Thing Done

A primeira técnica que quero apresentar para você é, provavelmente, a mais amplamente difundida hoje em dia e você já deve ter ouvido falar nela. É o método GTD, do Inglês, “Getting Things Done”. Farei uma pequena introdução ao método, mas você pode ser aprofundar nele lendo o livro homônimo. Outra indicação é o Blog Vida Organizada. nele, a Thais Godinho, 

A ideia principal do GTD é:

tirar os planos e ideias da cabeça e passar para um local físico, um papel, por exemplo, de forma organizada.

Quando transferimos nossas tarefas, nossas ideias, e nossos sonhos para o papel, a ideia toma uma melhor forma, temos mais clareza do que queremos e podemos definir melhor nossas prioridade, além de “liberar espaço de processamento” do nosso cérebro para coisas realmente produtivas.

Ele é dividido em 5 fases: 

1. Coletar: Nada mais é que tirar da mente e colocar no papel. Alivia o estresse e ansiedade.
2. Processar: Identificar as prioridades e se essas precisam de mais de uma ação. 
3. Organizar: Relacionar as tarefas de acordo com um contexto que seja confortável para o usuário, no caso, você! 
4. Revisar: Conferir o que já foi feito, está sendo feito e atualizar as prioridades 
5. Executar: cumprir as tarefas das listas seguindo uma ordem estabelecida. 

Agora que já falamos um pouco sobre o GTD quero lhe fazer uma pergunta:

Você tem consciência do que é realmente importante e sabe definir o que deve ser priorizado e o que pode ser adiado? 

Muitas vezes a gente trabalha apenas apagando fogos e resolvendo crises, ou seja, fazendo as coisas que são urgentes e que precisam ser resolvidas naquele momento. E trabalhar dessa forma gera um estresse exagerado e um nível de ansiedade que pode ser evitado. 

A partir de hoje o seu objetivo é concentrar o seu maior esforço em atividades IMPORTANTES, MAS NÃO URGENTES. É aí que mora o planejamento, é aí que as grande coisas são realizadas! 

Matriz de Eisenhower ou Matriz Urgente Importante

Apresento-lhe, então, a Matriz de Eisenhower ou Matriz Urgente Importante 

Essa matriz nos ajuda a organizar e avaliar como estamos gastando o nosso tempo e a separar as nossas prioridades de acordo com um critério bem definido de importância e urgência. 

Se trabalharmos bem a nível do Importante, mas não urgente, podemos evitar que alguma atividade, que tem um prazo definido, por exemplo, se torne urgente. Aliviando assim, um bocado de tensão.

Se passamos a maior parte do nosso tempo  no quadrante do Urgente e Importante (e é o que normalmente acontece), estamos constantemente no estado de CRISE! Por outro lado, se nos perdemos realizando atividades que não são urgentes e nem importantes, estamos procrastinando, e esse quadrante também deve ser evitado.

Já o quadrante urgente e não importante é composto por interrupções, coisas que, muito provavelmente, não estavam no seu radar, ou foram demandas que surgiram naquele momento, como um telefonema de um cliente, um colega solicitando ajuda em alguma atividade, etc. Esse quadrante deve ser analisado com cuidado, e talvez, se você estiver gastando muito tempo nesse quadrante, as prioridades devem ser revisadas e é possível que você precise começar a usar a palavra Não com mais frequência.

Assim, na ordem das prioridades estão: 

1. Urgente e Importante
2. Importante, mas não urgente 
3. Urgente e não importante (Merece Análise) 
4. Nem importante, nem Urgente (Elimine) 

Vale lembrar, que ter momentos de distrações e descanso são essenciais para um corpo e uma mente saudáveis. Por isso, tenha o seus momentos de descanso no quadrante do importante! Principalmente se estiver se sentindo com sobrecarga. Nesses casos há duas opções. Delegar ou Adiar e está tudo bem fazer qualquer uma dessas coisas. Estar bem é o mais importante!!

Se possível, separe um dia da semana para se desligar do trabalho e fazer atividades que te estimulem de formas diferentes, como uma trilha, uma visita a um museu. Algo que lhe permita descansar, mas que te deixe em contato com a natureza, com as artes, com a criatividade. A cada nova semana, tudo se renova.

Método Pomodoro

Falando um pouco sobre descanso, quero apresentar a última técnica de produtividade que todo mundo precisa conhecer. O método pomodoro (inspirada em um timer em forma de tomate) que nada mais é que

a divisão do tempo de trabalho em momentos de concentração total e momentos de distração

Porque, afinal, ninguém é de ferro. A divisão mais comumente usada do pomodoro consiste em 4 tempos de 25 minutos de concentração, separados por tempos três tempos de 5 minutos de distração. Após os últimos 25 minutos de concentração, tira-se 30 minutos para relaxamento.

Quer conhecer mais sobre esse método? Leia a matéria publicada na revista Exame: Método Pomodoro pode potencializar sua concentração

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Essas técnicas foram estabelecidas baseadas em muita experimentação e conhecimento de como nosso corpo e nosso cérebro funcionam. Mas, é claro, cada um deve encontrar a técnica, ou mescla delas, que melhor se encaixa no seu perfil. O que funciona para uma pessoa, não necessariamente funcionará para outra. 

Cabe a você, portanto, criar o seu próprio método de organização e produtividade. Eu dei algumas dicas, mas o mestre é você!!